第三章文书拟写与处理
　　本章重点
　　本章阐述有关文书拟写的内容．主要是公务文书、事务文书的拟写。公务文书包括事项性通知、商洽函；事务文书包括传真稿、备忘录、启事、请柬、邀请信、贺信、感谢信。另外还介绍了收发文和文档管理的相关知识。
　　第一节  文书拟写
　　本节重点
　　了解事项性通知、商洽函、传真、启事、请柬、邀请信、贺信、感谢信等的知识，掌握它们的写法。学习者的学习步骤是:首先了解相关知识；其次分析案例；最后掌握拟写要点。通过学习达到能够拟写各类文书的目的。
　　一、事项性通知
　　(一)相关知识
　　1．事项性通知的概念
　　事项性通知是指传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行事项的通知。事项性通知是通知的一种，它鲜明地表现了通知的传达性与告晓性的性质。
　　事项性通知的应用范围很广，凡向下级告知事项、布置工作、安排活动、设置机构、召开会议等，均可使用事项性通知。
　　2．事项性通知的类型
　　事项性通知分为事务通知与会议通知两种。
　　(1)事务通知
　　事务通知是向下级机关和有关单位传达要求周知或者执行事项的通知。所谓要求“周知”，就是要求通知对象知道具体事项，并不需要其执行；而要求“执行事项”，则往往需要交代具体任务、做法，使其具体办理、执行。
　　(2)会议通知
　　会议通知是向下级机关和有关单位传达召开会议的通知，可分为复杂会议通知与单一会议通知。
　　(二)示例分析
　　例文：
　　金石公司关于编制2 0 0 5年度财务决算报表的通知各核算单位：
　　根据市财政局关于上报2005年度财务决算报表的通知(X财发[2005]1 42号)精神，公司要求各核算单位认真编制2005年度决算报表，现将有关事项通知如下：
　　一、各核算单位编制报表时间：2006年1月5日至2006年1月31日。
　　二、各核算单位上报本部门决算报表时问：2006年2月1日。
　　三、各核算单位上报部门：公司资金管理中心。
　　四、编制办法及报表格式：见附件。
　　希望各核算单位本着实事求是、精细准确的原则，认真做好编制2005年度决算报表的工作。
　　附件：1．2005年度决算报表编制办法
　　2．2005年度决算报表格式
　　金石公司
　　二00五年十二月二十七日
　　点评：本通知用于交代“编制2005年度决算报表”的“任务”。请注意主送机关(即受文对象)的书写格式是顶格书写，那种空两格书写的做法是错误的；注意第一段末尾运用了“现将有关事项通知如下”的承启语；注意正文部分运用了条款式结构；注意附件的位置与写法。
　　(三)拟写要点
　　事务通知与会议通知的内容不同，但结构相同。事项性通知的结构是：
　　标题+主送机关+正文(+附件)+落款+成文日期
　　1.标题
　　事项性通知的标题有两种形式：
　　(1)发文机关+事由+文种
　　这种三元素标题，往往用于内容较重要的通知。如《金石公司关于编制2005年度财务决算报表的通知》。
　　(2)事由+文种
　　这种两元素标题，常常用于一般性通知和内容单一的通知。
　　如《关于召开业务检查工作会议的通知》，它所通知的事项内容单一，在实际操作中，常常被省略发文机关。
　　有的单位发文采用“通知”作标题，应该说明的是，这种单元素标题形式只适用于内部张贴传递，正式发文的通知不应采用这种不确切的标题。
　　2．主送机关
　　事项性通知的发送指向很明确，不能像公告或通告那样免写主送机关。主送机关单一时，可直接书写；主送机关较多时，应采用抽象概括的文字，标明主送机关的规范化简称或同类型
　　机关的统称，并将主送机关依次排序，如例文3的“各分公司、中心、部”。
　　3．正文
　　事项性通知正文的结构是：发文缘由+通知事项+执行要求(希望)。
　　(1)发文缘由
　　(2)通知事项
　　(3)执行要求(希望)
　　4．附件   
　　如有附件的话，附件名称位于正文下空1行书写。请注意例文l附件的写法，附件名称后不可加标点，附件原文应位于落款之下(如果没有附注、版记的话)。
　　内容复杂的会议通知常备有附件，比如交通路线图与回执等。回执是与会人员填写并返回会议主办方的表格，表格中应有姓名、性别、年龄、职称、民族、能否赴会等内容。有的秘书不大重视附件。其实，附件不仅可以表现出写作者的辞章修养水平，还能检验出该人的逻辑思维能力与管理经验。比如，回执中的性别、年龄、职称、民族等项目可以成为会议主办方安排与会者食宿的依据，而正确的交通路线图则可以使与会者省却寻找会址之苦。
　　5．落款
　　落款即发文机关，位于正文右下方、成文日期上方。具体写法参见《秘书国家职业资格培训教程基础知识》第一章第二节。
　　6.成文日期
　　写于落款下，汉字书写。
　　(四)注意事项
　　在当前公文的使用过程中，滥用通知的现象较严重。事项性通知是传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行事项时发布的通知，学习者应该把握通知是“下行文”这一基本属性。
　　常见的错误是：超越职权范围，向不相隶属机关或个人行文。如某出版社向“有关高等学校”寄发通知，要求受文单位参加编写教材工作。这里的问题是，出版社与有关高等学校各自具有自己的上下级系统，它们之间构不成“上下级”关系。出版社的行为属于越权行文。正确的做法是，出版社与学校均采用“函”的形式行文，函所体现的关系是平等的。
　　如果下发通知时，涉及到不相隶属机关及个人，又需要不相隶属机关及个人知晓的，可采用“抄送”形式。
　　(五)相关链接
　　关于公文标题的写法
　　(1)《国家行政机关公文处理办法))第三章指出：
　　(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
　　(2)《国家行政机关公文格式条文释义))指出：
　　红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。本标准规定公文标题在红色反线之下空2行标识，居中排布。应该说，在目前普遍使用电子设备打印公文的情况下，居中排列不难做到，按“居中”键即可。但要做到排列对称美观并且在回行时不把完整的词拆开，则需要动些脑筋。在特殊情况下可以在不违背标准规定原则的前提下适当变通。例如，标准规定公文首页必须显示正文，这就是原则，任何情况下不能违反。在不违反这个原则的情况下，必要时可作适当变通，如前所述发文机关多、签发人或会签人多，标题长以及主送机关多，都可以采取变通的方法。但在变通中还要遵守基本规定，如发文机关多但主办机关排列在前是基本规定，签发人或会签人多，但最后一个签发人或会签人要与发文字号同处最后一行是基本规定；标题再长但排列美观、回行不断开词意是基本规定。
　　这样，在执行本标准时便不会出现机械执行而不顾公文实际的做法，因为格式毕竟是为公文的内容服务的，是为公文的办理服务的。二、商洽函
　　(一)相关知识
　　按照行文方向，函可分为去函和复函；按照文面规格，函可分为公函和便函；按照内容和功用，函可分为商洽函，询问函、答复函，请批函、批答函。本节只讲授商洽函。
　　1．商洽函的概念
　　商洽函是不相隶属机关之问商洽、沟通、协调某一问题的函。
　　不相隶属机关是指在行政组织系统中没有上下级关系的机关，因此，函是平行文。商洽函常常要求对方协助办事；或洽谈公务；或就某问题进行沟通联络；或向对方提出处理某事的意见等。
　　2．商洽函的类型
　　按照文面规格看，商洽函也可分为公函和便函。这就是说，学习者应掌握商洽函的公函、便函格式。
　　公函，是机关间就某些重要事情进行交流的正式公文，它必须采用公文信函式格式(见《秘书国家职业资格培训教程基础知识》第一章第二节)。这种函内容重要，行文要求规范。便函，是机关内部用来处理一般事务或解决某些具体问题的函，这种函形式简便，不采用红头文件格式，没有发文机关标识、发文字号，不必存档，甚至可以手书传递。便函除公文格式外，就文章结构而言，与公函并无严格区别，如果说有区别的话，也只是行文语气略微随便而已。
　　(二）示例分析
　　例文1：
　　广东省商业储运公司关于日野F c l 6 SA大卡车
　　存在严重质量问题要求赔偿损失的函
　　广东省汽车贸易中心：
　　我公司于本年6月6日向贵公司原业务一科购买附有商检合格证的日野FCl 6SA六吨卡车l 5辆，发票两张，号码为0671 01 2，0671 022，于本年6月23日交货，9月中旬正式投入营运使用。
　　该批车使用后，陆续发现前、后内侧胎不规则锯齿形磨损，以内侧内边缘为甚。经有关技术专家及广州市公安局第七检测站检验，认定此批车存在着严重质量问题，与原供货资料标准不符。我公司已于1 1月初暂停止使用。为此，特与贵单位协商：
　　一、于本月30日前，派员前来检验质量鉴定等问题；
　　二、重新按质论价，赔偿经济损失，或退货。
　　希贵公司讲求信用，按国家有关法律、规定，与我公司共同协商解决上述商品的质量问题。
　　附件l．购车发票两张(复印件)
　　2．广州市公安局检测站检验书
　　广东省商业储运公司
　　X X X X年十一月十二日
　　点评：这是不相隶属机构之间发送的商洽函。该文开头首先交代了去函缘由，即：购车——所购车出了问题一质检证明属于车本身质量问题；之后，提出商洽事项，即文中“一、二”
　　部分，这里，发文机关并非采用将矛盾推给对方的办法，而是主动提出解决问题的两点措施，以表明自己的立场；最后提出希望。
　　请注意发文机关尽管占理，但仍在正文中运用了“贵单位”、“协商”的字样，以利于心平气和地解决问题。
　　例文2：
　　关于开办收银员培训班的商洽函
　　东方经济学院：
　　我超市因扩大经营规模，急需培训收银员。欣悉贵院设有财经系，培训收银员素有经验，故请贵院特设培训班，以代培30名收银员。代培费用由我超市按贵院规定拨付。
　　请研究函复。
　　家家乐超市教育培训部
　　二o0六年一月十四日
　　点评：这是家家乐超市教育培训部写给东方经济学院的商洽函。标题采用了两元素，事由很明确，使东方经济学院在见到标题的同时，就知晓了文件是什么事、什么文种，要求东方经济学院干什么。正文部分内容完整，特别是行文中谈到的“代培费用”问题很重要。如果忽略了这一点，就有可能得不到对方的复函。
　　(三)拟写要点
　　商洽函的结构是：标题+主送机关+正文+落款+成文日期。
　　下面具体介绍标题与正文的写法，主送机关、落款与成文日期的写法同于通知。
　　1．标题
　　商洽函标题的组成有两种形式：
　　(1)发文机关+事由+文种。如《广东省商业储运公司关于日野FCl0SA大卡车存在严重质量问题要求赔偿损失的函》。
　　(2)事由+文种。如《关于开办收银员培训班的商洽函》。
　　2．正文
　　正文的构成是：发文缘由+函事项+尾语。
　　(1)发文缘由
　　发文缘由一般说明发函的意义、根据或背景等，如例文2的开头是：“我超市因扩大经营规模，急需培训收银员”，这就说明了发送商洽函的背景，否则很容易让人生疑：一个超市培训30名收银员干什么呢？必要的说明，往往有利于对方愉快的配合。
　　(2)事项
　　商洽函应说明所商洽的具体事项，或要求对方协办的事项，或通报的信息，或要求解决的问题等。书写事项时，如事情单一，就不必另行列段，如例文2事项与发文缘由连写，采用了
　　一段式结梅；如事项复杂或要求较多，就需提行、自成一段或几段、分条列项书写。
　　(3)尾语
　　尾语的写法有两种：
　　①采用礼节性用语。不同类型的函往往采用不同的礼节性用语。商洽函的尾语常用：“恳请协助”，“不知贵方意见如何，请函告”，“望协助办理，并请尽快见复”，“望大力协助，盼复”等。如例文2的尾语是“请研究函复”。
　　②提出希望或要求。例文l的尾语直接提出了希望。
　　(四)注意事项
　　函是平行文，写作商洽函要注意以下两点：
　　l．用语平和，措词得体
　　既然与对方商洽事宜，就要讲究用语。写作者既不必谦卑恭顺，又不能盛气凌人。用语平和，可使人感其平等；措词得体，可使人感其诚恳。
　　2．直陈事项，言简意赅
　　函最忌拉杂繁冗、客套铺排。最好的办法就是开门见山，有什么事说什么事，以便突出主旨，利于对方处理答复。
　　(五)相关链接  
　　关于行文规则的要求
　　《国家行政机关公文处理办法》第四章指出：
　　第十五条政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。三、传真
　　(一)相关知识
　　1．传真的概念
　　传真是各级机关、企事业单位与社会团体通过有线电、无线电或国际互联网络传送的一种文书。
　　2．传真的特点
　　(1)真实，即传送的是文书原件的真迹。
　　(2)便捷，即操作简单，传递迅速。
　　(3)可靠，即所传递的是图像信息，不会出现文字的改动和错漏。
　　(二)示例分析
　　(三)拟写要点
　　传真的首页非常重要。如例文，标题是“公司名称+文种”。正文的首页写明收件人姓名、单位、抄送人姓名、传真号及发件人的姓名、发件日期、总页数、传真号、电话、主题及回复要求等选项。传真的语言要简洁，格式规范。通常公司的传真信纸是统一印刷的，在传真信纸的上方印有公司名称、地址及公司的标志图案。
　　(四)注意事项
　　操作程序应规范，内容书写简洁、清晰。四、备忘录
　　(一)相关知识
　　1．备忘录的概念
　　备忘录是通信的简化书面形式，是一种录以备忘的公文。
　　其作用主要是用来提醒、督促对方，或就某个问题提出自己的意见或看法。在英文中，“备忘录”通常缩写为memo。
　　2．备忘录的特点
　　(1)形式灵活多样，可以装订成册，也可用卡片的形式。
　　(2)或放置案头，或随身携带。
　　(3)写法不拘一格，只要写清楚，能起到提醒、备忘的作用即可。   
　　(二)示例分析
　　(三)拟写要点
　　备忘录的写法比较简单，结构分前后两部分，前一部分为内容概述，后一部分是具体的事项。只要内容写得清楚，起到了提醒、备忘的作用即可。
　　(四)注意事项
　　(1)备忘录开头一定要写清楚是谁写给谁来备忘的，英文常用“From：／To：”两个单词表达。
　　(2)备忘录的结尾不需要签名或表示敬意的结束语。五、请柬
　　(一)相关知识
　　1．请柬的概念
　　“柬”即信件、名片、帖子之意。它是各级机关、企事业单位、社会团体或个人为邀请有关人员参加某项活动而专门制发的礼仪文书。
　　2．请柬的特点
　　(1)使用范围广泛。请柬不论是在一般人际交往还是在组织间的公共关系中使用都很广泛。诸如节庆、奠基、开业、联谊、娱乐、宴会、婚礼、展览等等。
　　(2)语言庄重雅致。请柬虽属信函类，但比一般的信函更具庄重性。所以，一般只有遇到较大的事情或庄重的场合才使用请柬，以表示主人对被邀请者的尊敬、重视和礼遇。
　　(3)请柬有时也用作入场和报到的凭证。
　　(二)示例分析
　　(三)拟写要点
　　请柬有两种，印制和手写。一般分为封面、封里两部分，又分横式、竖式两种。但无论哪种形式，其内容结构都基本相同，即：标题+称谓+正文+落款+成文日期。   
　　1．标题
　　在封面或页面上部居中，用大字书写“请柬”二字，标题如在封面，往往要做些图案装饰。有些请柬的标题还加上事由，如《庆祝×X公司成立10周年请柬》等。
　　2．称谓
　　另起行(或一页)顶格书写被邀请者的姓名或单位名称。姓名之后要加职务、职称等称谓，或用“同志”、“女士”、“先生”、“教授”、“主任”等。称谓后边加冒号。如邀请夫妇两人，应将两人的姓名并列书写，加“伉俪”两字。
　　3．正文
　　称谓下一行空两格书写正文，应写明活动的内容(名称)、时间、地点。如有其他要求，也可简要地提出，以便被邀请者事先准备。如须乘车乘船，应交待到达路线和有无专人接站等。
　　4．结尾
　　结尾一般要写“敬请光临”、“恭候莅临”、“敬请出席”、“敬请光临指导”等请语。请语是请柬所特有的，是请柬的重要标志。请柬必有请语，请语必用雅语。因此恰当地选择和使用典雅的敬语，做到谦敬得体。是请柬写作成功的重要环节。请语的位置，在正文之下另起一行，顶格或空两格、四格书写均可；另一种是将“敬请”这个表示己方行为的词居右书写，将“光临”这个表示对方行为的词另起一行，顶格书写，以示恭敬。
　　(四)注意事项
　　制作请柬一般用红纸或较为鲜艳的彩色纸，封面可用花边、图案等装饰，以表示喜庆和对被邀请者的尊敬。表意宜周全，措词简洁、文雅、庄重。应注意与邀请信及会议通知的区别。六、邀请信  
　　(一)相关知识
　　1．邀请信的概念
　　邀请信是各级机关、企事业单位与社会团体举办重要活动，召开重要大会，邀请上级领导、协作单位和有关人士参加的专用信函。
　　2．邀请信与请柬的区别
　　邀请信与请柬有相似之处，都是邀请某人、某单位前来参加某项活动。区别在于，邀请信是邀请对方前来参加某项实质性活动。所谓实质性，不同于例行的礼仪活动，而是指有具体的内容、事项，如学术讨论会、成果鉴定会、展销订货会等。这些活动往往时间较长、项目较多、程序较为复杂，因此，需要用邀请信来详细说明，不这样不足以说服打动对方前来参加。
　　而纯粹礼仪性的、例行性的活动，则不适宜用邀请信，发一请柬即可。另外，为了真诚地邀请对方，也为了使对方能对活动有一个了解，邀请信往往对活动本身的作用、意义要做介绍，而请柬只用一句话点明会议的内容或名称，这是邀请信与请柬的最大区别。
　　(二)示例分析
　　2 0 0 1年中国国际人才交流暨项目洽谈会邀请信
　　各专家组织、培训机构：
　　由中国国家外国专家局主办，江苏省人民政府协办，中国国际人才交流协会、中国国际人才交流基金会、江苏省外国专家局承办的“2001年中国国际人才交流暨项目洽谈会”将于今
　　年11月6日至9日在中国江苏省南京市国际展览中心举行。随着中国经济建设的发展和加入世界贸易组织的临近，中国市场拥有十分旺盛的国际人才交流需求。国家外国专家局作为中国聘请外国专家和出国培训归口管理的政府部门，举办此次大会旨在加强全国各省市有聘请外国专家和出国培训需求的单位，与国际上具有一定实力的专家组织、培训机构的交流，就2002年及今后聘请专家、出国培训项目进行洽谈，促进中国与世界各国在经济、技术和社会发展等各个领域的合作。此次洽谈会是国家外国专家局在以往举办“聘请外国专家暨国际人才交流项目洽谈会”、“外国文教专家项目洽谈会”、“国(境)外培训渠道建设工作会议”的基础上，首次召开的综合性国际人才交流大会。洽谈会得到中国有关部委，各省、市、自治区的大力支持，洽谈项目涉及农业、工业、软件与集成电路、医疗卫生、教育、金融、证券、保险、旅游等多个专业领域。国内有关部委，各省、区、市外专局(引智办)、国际人才交流协会及企事业单位代表1000多人将参加会议。为方便展示贵组织的优势，洽谈会将提供展位和洽谈间；同时还将举办国际人才交流研讨会和相关工作会议，使国外专家组织、培训机构广泛地与中国各地人才交, 流部门、专业团体、企事业用人单位进行接洽签约。大会组委会竭诚欢迎国外各专家组织、培训机构参加此次会议，与中国各有关部门和企事业单位不断拓展交流合作领域，并就国际人才交流与国际人力资源发展提出意见和建议。
　　有关报名注册等事宜会议组委会秘书处将与你们联系。
　　联系人分别为：
　　经济技术专家事务：×××
　　电话．01 0-×××××X××
　　教科文卫专家事务：×××
　　电话：01 0-××X×××××
　　出国培训事务：×××
　　电话：01 0-××××××××
　　传真：010-××××××××
　　中国国际人才交流协会会议秘书组：×××、×××
　　电话：010-X×××××××
　　专此奉达，并颂秋祺
　　中国国际人才交流协会
　　副主席兼秘书长X××
　　二00一年九月十六日
　　点评：这是一封商业邀请信，标题是“会议名称+文种”，正文较刿详尽地说明了邀请的原因和活动的内容，介绍了活动安排的细节，因受文单位广泛，信息含量较大，故不采用“请柬”形式。
　　(三)拟写要点
　　邀请信的结构是：标题+称谓+正文+落款+成文日期。
　　1．标题
　　(1)事由+文种，或会议名称+文种，如例文。
　　(2)文种，即“邀请信”。
　　2．称谓
　　在邀请信的开头顶格书写被邀请者的姓名或单位名称。个人姓名后应加职务、职称或“同志”、“先生”、“女士”等相应的称谓。
　　3．正文
　　邀请信正文的结构是：信首问候语+主体+信末问候语。
　　(1)信首问候语。在邀请信正文的开头首先是问候语“您好”等。位置在称谓之下空两格书写。
　　(2)主体。说明邀请的原因和活动的内容，介绍活动安排的细节，并提出邀请。这一部分是重点，其邀请的实质性就要在这一部分体现出来。
　　(3)信末问候语。正文结束后，在正文下l行左空2字书写问候语。
　　4．落款
　　在邀请信末尾右下方适当位置写上邀请单位名称或个人姓名。
　　5．成文日期
　　在落款下面签上年、月、日。
　　(四)注意事项
　　(1)语气诚恳、热情，使对方感受到邀请者的诚意而愉快地接受邀请。
　　(2)文字简洁明了，要写清楚活动的时间、地点、内容。如有其他要求也可提出，以使邀请对象能有备而来。七、贺信(贺电)
　　(一)相关知识
　　1．贺信的概念
　　贺信(电)是表示祝贺、赞颂的函电，一般用于领导机关、企事业单位或个人对取得巨大成绩、做出卓越贡献的集体或个人表示祝贺，或者对国‘际、国内发生的重大喜事，对一些重要会议、节日、婚礼、寿辰表示祝贺。贺信(电)的篇幅一般比较简短，感情充沛，文字明快。
　　2．贺信的特点
　　(1)祝贺性。贺信(电)的使用目的主要体现在“贺”字上，祝贺者通过这种形式表达对他人的祝贺和赞颂，这种由衷的祝愿可以增进了解、加深友谊、促进团结合作。
　　(2)信电性。贺信(电)是通过书信的投递和电文的拍发达到祝贺目的，庆贺者无法当面宣读，而由受贺者收后阅读，这就要求贺信(电)语言热烈真挚，篇幅短小。
　　(二)示例分析
　　例文l：
　　贺  信
　　联通公司全体员工：
　　喜闻十月一日是贵公司成立10周年纪念日，谨此表示热烈祝贺！ l0年来，贵公司全体员工发扬了自力更生、艰苦创业、同心同德、锐意创新的可贵精神，不仅在国产计算机芯片研究领域获得了重大突破，而且培养了大批技术人才，支援了兄弟单位。多年来，贵公司在技术力量方面，给我公司以无私的帮助和支援。为此我们表示衷心的感谢，并决心以实际行动向贵公司全体职工学匀，努力钻研技术，提高产品质量，为达到同行业的先进水平而努力。
　　最后，祝贵公司在新的世纪中取得更辉煌的成就。
　　此致
　　敬礼
　　天地公司
　　二00二年十月一日
　　点评：这封贺信首先写明了祝贺的内容、祝贺原由，并给予对方高度的赞颂。‘语言热烈真挚，起到了增进友谊、促进合作的重要作用。
　　(三)拟写要点
　　贺信的结构是：标题+称谓+正文+落款+成文日期。
　　下面具体介绍标题、称谓与正文的写法，落款、成文日期与其他常用事务文书相同。
　　1．标题
　　标题有4种写法：
　　(1)只写“贺信”或“贺电”二字。
　　(2)写明谁发出的贺信(电)，如“X×公司贺信(电)”。
　　(3)写明给谁的贺信(电)，如“给××公司的贺信(电)”。
　　(4)写明谁给谁的贺信(电)，如“X X协会给X X公司的贺信(电)”。
　　2．称谓
　　标题下l行顶格书写受文单位名称或个人姓名。如果是祝贺会议，只写会议的名称。
　　3．正文
　　贺信正文的结构是：开头+主体+结尾。
　　(1)开头，用简练的语言写出祝贺理由，表示祝贺。经常用“值此……之际，谨代表……向……表示热烈祝贺”之语。  
　　(2)主体，由于对象不同，主体的内容与措词也应有所区别。如果是祝贺对方取得了突出成绩，在主体里就要充分肯定和热情赞扬对方所取得的成绩和意义，表示向对方学习，提出希望或勉励。如果是祝贺会议，在主体里要侧重说明会议召开的重要意义和深远影响。如果是祝贺担任新的职务的领导人，主体就要侧重于提出祝愿，祝愿对方在任期内取得新的成就，并祝愿双方的友谊进一步加强。
　　(3)结尾，写祝愿、鼓励和希望方面的内容。
　　(四)注意事项
　　1．强烈的感情色彩
　　贺信(电)是向对方表示祝贺的，感情要真挚饱满，语言要热情喜悦，给人以鼓舞、希望、褒扬之感。
　　2．实事求是
　　贺信(电)要热情赞扬对方所取得的成绩，但对成绩的评价一定要实事求是，切忌讲过头话，否则会使对方感到不安。
　　3．语言简练
　　贺信(电)的用语要简练，避免累赘，切忌浮夸老套，篇幅也不宜过长。　八、感谢信
　　(一)相关知识
　　1．感谢信的概念
　　感谢信是各级机关、企事业单位、社会团体和个人，对帮助、支持自己工作的单位或个人表示感谢的信函。这种信函的写作者一般是受助者本身或受助一方的代表，写信的目的在于
　　表示不忘对方的关爱和帮助，肯定对方的事迹和风格，表达自己的感激和谢意。
　　2．感谢信的特点
　　(1)真实性。主要体现在两方面，一是感谢的对象要真实，如下面例文中出租汽车司机的姓名、车号等；二是叙述的事情要真实，如事情发生的时间、地点、经过和结果等。
　　(2)感召性。感谢信中充满了热情洋溢的感激之情，可使被感谢的一方受到鼓舞和鞭策，感谢一方从中也受到教育和激励，对其他人也有一定的感染力和号召力。
　　(二)示例分析
　　感谢信
　　X×出租汽车公司：
　　5月3日下午，我公司经理万明光乘坐贵公司“京A8688”号出租汽车时，不慎将皮包丢失。内有人民币8万余元、身份证一个、护照一本、空白支票三张及各种票据若干张。在我们焦急万分之时，贵公司司机马志伟同志主动将拾到的皮包送至我公司，使我公司避免了一次重大损失。为此，我们再三表示感谢并拿出1万元作为酬谢，马志伟同志却说：“这是我应当做的”，表示不能接受。马志伟同志这种拾金不昧的高尚品德，体现了社会主义社会良好的道德风尚，对我们全体工作人员是一次很好的教育。在此特致函贵公司，深表谢意，并建议对马志伟同志的高尚行为予以表扬。
　　此致
　　敬礼
　　天地公司
　　二O0二年五月六日
　　点评：这是一篇对拾金不昧行为表示感谢的信，格式规范。
　　例文首先简要地叙述了事情的经过，然后强调了这一行为对失物一方的重要意义，最后向拾金不昧者及其所在单位表示了真挚的赞美和感谢。
　　(三)拟写要点
　　感谢信的结构是：标题+称谓+正文+落款+成文日期。
　　这里具体介绍标题、称谓与正文的写法，落款、成文日期与其他常用事务文书相同。
　　1．标题
　　感谢信的标题比较灵活，大致有3种：
　　(1)以文种作标题，即在首行正中书写“感谢信”3字。
　　(2)用公文式标题，如：发文机关+事由+文种。
　　(3)用双标题——正标题和副标题，即先用一个生动形象的正标题，然后再用“给××的感谢信”作为副标题。
　　2．称谓
　　称谓顶格书写在标题下l行，后面加冒号。对方名称前可以加上修饰语，如“尊敬的”等。
　　3．正文
　　正文在称谓下l行空两格书写。内容通常是：简要回顾对方的事迹，说明对方帮助的意义和作用，向对方表示赞美和学习，表达自己的感谢之情。正文结尾是致敬语，表示祝愿、敬意，方式可以灵活多样。
　　(四)注意事项
　　(1)叙述事情要真实、具体。在感谢信中，叙述事情务必真实、具体，不可任意夸大或缩小。时间、地点、单位名称、个人姓名的表述应准确无误。
　　(2)叙述事实要简练、精当。在感谢信中，叙述事情务必简练、精当，不要陷于对事情的详尽描述中而不能自拔。
　　(3）情真意切。在感谢信中，表达感激之情是主要内容，因此，语言表达要情真意切。九、启事
　　(一)相关知识
　　1．启事的概念
　　启事是机关、团体或个人因事须向公众说明，或请求公众帮助与参与的实用性文书。
　　2．启事的内容与特点
　　“启”即陈述，凡有事需要公开发布的，都可用“启事”这一文种。因此，可用来告启的内容十分广泛，最常见的有招聘启事、寻物启事、寻人启事、遗失启事、迁址启事、征稿启事等等。几乎任何一类事项都可以用启事向公众陈述，应用十分广泛。启事的特点是：
　　(1)公开性。启事的目的往往是为了让公众知道，并得到支持和帮助。因此，公开发布是其基本特点，可张贴、可刊登，还可利用广播、电视、网络等媒介发布信息。
　　(2)内容单一性。通常一则启事只告启一件事情，内容单一，表达明确。
　　(3)不具备约束性。启事与带有告启性质的行政公文，如公告、通告等不同，它只能提请人们或关注、或参与某件事情，而不能强制人们去执行。因此，启事对公众没有约束性。
　　(二)示例分析
　　招聘启事
　　××集团是中外合资的大型企业，集团所属五星级长虹宾馆，设施完备，拥有一流的写字楼、客房、中西餐厅、娱乐休闲中心和综合商场。为了适应集团业务发展的需要，宾馆决定面向社会招收服务员1 50名(女1 00名，男50名)。
　　一、招收条件：凡本市户口，年龄在1 8周岁以上，22周岁以下，高中以上文化，男身高一米七零以上，女身高一米六零以上，身体健康，五官端正的男女青年，均可报名(会英语者从优)：
　　二、报名手续：持身份征、毕业证及近期免冠照两张
　　三、报名时间：2004年1 0月3日～2004年1 0月8日
　　四、报名地点：××市宏山路1 0号长虹宾馆人事部
　　五、录取办法：面视和笔试相结合
　　地址：X×市宏山路1 0号
　　联系人：张先生  
　　联系电话：8254567
　　×X集团长虹宾馆
　　二O0四年十月一日
　　点评：这是某五星级宾馆的一则招聘启事。开头部分对招聘单位作了简单的介绍，说明了招聘的原因；主体部分按逻辑顺序分条说明了招聘的具体事项；附启部分是地址、联系人及联系电话。结构完整，交代清楚。
　　(三)拟写要点
　　启事的结构是：标题+正文+附启+署名+成文日期。
　　1．标题
　　启事的标题有3种方式：
　　(1)事由+文种。这是最常见的启事标题，如“招聘启事”、“更名启事”。
　　(2)名称+事由+文种。如“《××杂志》征稿启事”。
　　(3)只标明文种，如“启事”。
　　2．正文
　　不同的告启事项，其正文的内容也会有不同，但一般来说应包含两个方面：
　　(1)启事的缘由。以简明的文字在开头部分交代发布启事的主要原因，必要时可对告启者作一简单介绍。
　　(2)启事的事项。这是启事的核心部分。应具体陈述启事发布者所提请公众注意和参与的具体内容和实际方式。写作时，应尽量从公众的角度考虑，使他们既能获取自己所需的信息，又便于操作。因此应该交代全面，措辞准确。
　　3．附启
　　附启的位置在正文之下，写明单位地址、联系人、联系电话、有效时间等等。
　　4．署名
　　将告启者的名称署于正文右下方。
　　5．日期
　　署名之下写明日期。
　　(四)注意事项
　　(1)标题醒目、准确。千万不能将“启事”写成“启示”。
　　(2)内容要交代清楚、明了，以便公众参与。

, ck; FONT-SIZE: 12pt; mso-ascii-theme-font: minor-fareast; mso-fareast-font-family: 宋体; mso-fareast-theme-font: minor-fareast; mso-hansi-theme-font: minor-fareast">　　(1)《国家行政机关公文处理办法))第三章指出：
　　(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
　　(2)《国家行政机关公文格式条文释义))指出：
　　红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。本标准规定公文标题在红色反线之下空2行标识，居中排布。应该说，在目前普遍使用电子设备打印公文的情况下，居中排列不难做到，按“居中”键即可。但要做到排列对称美观并且在回行时不把完整的词拆开，则需要动些脑筋。在特殊情况下可以在不违背标准规定原则的前提下适当变通。例如，标准规定公文首页必须显示正文，这就是原则，任何情况下不能违反。在不违反这个原则的情况下，必要时可作适当变通，如前所述发文机关多、签发人或会签人多，标题长以及主送机关多，都可以采取变通的方法。但在变通中还要遵守基本规定，如发文机关多但主办机关排列在前是基本规定，签发人或会签人多，但最后一个签发人或会签人要与发文字号同处最后一行是基本规定；标题再长但排列美观、回行不断开词意是基本规定。
　　这样，在执行本标准时便不会出现机械执行而不顾公文实际的做法，因为格式毕竟是为公文的内容服务的，是为公文的办理服务的。二、商洽函
　　(一)相关知识
　　按照行文方向，函可分为去函和复函；按照文面规格，函可分为公函和便函；按照内容和功用，函可分为商洽函，询问函、答复函，请批函、批答函。本节只讲授商洽函。
　　1．商洽函的概念
　　商洽函是不相隶属机关之问商洽、沟通、协调某一问题的函。
　　不相隶属机关是指在行政组织系统中没有上下级关系的机关，因此，函是平行文。商洽函常常要求对方协助办事；或洽谈公务；或就某问题进行沟通联络；或向对方提出处理某事的意见等。
　　2．商洽函的类型
　　按照文面规格看，商洽函也可分为公函和便函。这就是说，学习者应掌握商洽函的公函、便函格式。
　　公函，是机关间就某些重要事情进行交流的正式公文，它必须采用公文信函式格式(见《秘书国家职业资格培训教程基础知识》第一章第二节)。这种函内容重要，行文要求规范。便函，是机关内部用来处理一般事务或解决某些具体问题的函，这种函形式简便，不采用红头文件格式，没有发文机关标识、发文字号，不必存档，甚至可以手书传递。便函除公文格式外，就文章结构而言，与公函并无严格区别，如果说有区别的话，也只是行文语气略微随便而已。
　　(二）示例分析
　　例文1：
　　广东省商业储运公司关于日野F c l 6 SA大卡车
　　存在严重质量问题要求赔偿损失的函
　　广东省汽车贸易中心：
　　我公司于本年6月6日向贵公司原业务一科购买附有商检合格证的日野FCl 6SA六吨卡车l 5辆，发票两张，号码为0671 01 2，0671 022，于本年6月23日交货，9月中旬正式投入营运使用。
　　该批车使用后，陆续发现前、后内侧胎不规则锯齿形磨损，以内侧内边缘为甚。经有关技术专家及广州市公安局第七检测站检验，认定此批车存在着严重质量问题，与原供货资料标准不符。我公司已于1 1月初暂停止使用。为此，特与贵单位协商：
　　一、于本月30日前，派员前来检验质量鉴定等问题；
　　二、重新按质论价，赔偿经济损失，或退货。
　　希贵公司讲求信用，按国家有关法律、规定，与我公司共同协商解决上述商品的质量问题。
　　附件l．购车发票两张(复印件)
　　2．广州市公安局检测站检验书
　　广东省商业储运公司
　　X X X X年十一月十二日
　　点评：这是不相隶属机构之间发送的商洽函。该文开头首先交代了去函缘由，即：购车——所购车出了问题一质检证明属于车本身质量问题；之后，提出商洽事项，即文中“一、二”
　　部分，这里，发文机关并非采用将矛盾推给对方的办法，而是主动提出解决问题的两点措施，以表明自己的立场；最后提出希望。
　　请注意发文机关尽管占理，但仍在正文中运用了“贵单位”、“协商”的字样，以利于心平气和地解决问题。
　　例文2：
　　关于开办收银员培训班的商洽函
　　东方经济学院：
　　我超市因扩大经营规模，急需培训收银员。欣悉贵院设有财经系，培训收银员素有经验，故请贵院特设培训班，以代培30名收银员。代培费用由我超市按贵院规定拨付。
　　请研究函复。
　　家家乐超市教育培训部
　　二o0六年一月十四日
　　点评：这是家家乐超市教育培训部写给东方经济学院的商洽函。标题采用了两元素，事由很明确，使东方经济学院在见到标题的同时，就知晓了文件是什么事、什么文种，要求东方经济学院干什么。正文部分内容完整，特别是行文中谈到的“代培费用”问题很重要。如果忽略了这一点，就有可能得不到对方的复函。
　　(三)拟写要点
　　商洽函的结构是：标题+主送机关+正文+落款+成文日期。
　　下面具体介绍标题与正文的写法，主送机关、落款与成文日期的写法同于通知。
　　1．标题
　　商洽函标题的组成有两种形式：
　　(1)发文机关+事由+文种。如《广东省商业储运公司关于日野FCl0SA大卡车存在严重质量问题要求赔偿损失的函》。
　　(2)事由+文种。如《关于开办收银员培训班的商洽函》。
　　2．正文
　　正文的构成是：发文缘由+函事项+尾语。
　　(1)发文缘由
　　发文缘由一般说明发函的意义、根据或背景等，如例文2的开头是：“我超市因扩大经营规模，急需培训收银员”，这就说明了发送商洽函的背景，否则很容易让人生疑：一个超市培训30名收银员干什么呢？必要的说明，往往有利于对方愉快的配合。
　　(2)事项
　　商洽函应说明所商洽的具体事项，或要求对方协办的事项，或通报的信息，或要求解决的问题等。书写事项时，如事情单一，就不必另行列段，如例文2事项与发文缘由连写，采, 用了
　　一段式结梅；如事项复杂或要求较多，就需提行、自成一段或几段、分条列项书写。
　　(3)尾语
　　尾语的写法有两种：
　　①采用礼节性用语。不同类型的函往往采用不同的礼节性用语。商洽函的尾语常用：“恳请协助”，“不知贵方意见如何，请函告”，“望协助办理，并请尽快见复”，“望大力协助，盼复”等。如例文2的尾语是“请研究函复”。
　　②提出希望或要求。例文l的尾语直接提出了希望。
　　(四)注意事项
　　函是平行文，写作商洽函要注意以下两点：
　　l．用语平和，措词得体
　　既然与对方商洽事宜，就要讲究用语。写作者既不必谦卑恭顺，又不能盛气凌人。用语平和，可使人感其平等；措词得体，可使人感其诚恳。
　　2．直陈事项，言简意赅
　　函最忌拉杂繁冗、客套铺排。最好的办法就是开门见山，有什么事说什么事，以便突出主旨，利于对方处理答复。
　　(五)相关链接  
　　关于行文规则的要求
　　《国家行政机关公文处理办法》第四章指出：
　　一、指导思想。 
　　以学习贯彻党的十八大精神为动力，以创建示范性小学为抓手，紧紧围绕教育创新、内涵发展这一主题，解放思想、实事求是、与时俱进、扎实工作、开拓创新、进一步加强和改进党支部和党员队伍建设，探索新时期党建工作新思路，为学校教育的健康发展提供坚实的组织和思想保证。 
　　二、工作目标。 
　　1、组织校党员学习小组和教师政治学习，参加学习率达100% 
　　2、开展“一个党员一面旗帜”活动，发挥党员教师的先锋模范作用。 
　　3、加强教师职业道德教育，大力加强师德建设。 
　　4、建立入党积极分子学习小组，加强入积极分子的培养考查和新党员发展工作。 
　　5、加强行风建设，注重廉洁自律教育。 
　　三、工作要点： 
　　㈠、健全制度，加强学习，努力提升全员素质。 
　　1、领导班子健全每月两次理论学习（结合在行政会上），要不断加强党性修养，端正思想作风、工作作风，言行成为教师的楷模，并能学以致用。 
　　2、党员教师和积极分子要主动学习，加强人生观、价值观、世界观的认识，提高政治思想觉悟，要进一步突出服务意识、奉献精神，使一个党员就是一面旗帜。 
　　3、全体教职工在认真学习十六大精神的基础上，要认真学习有关的教育教学法规。支部要不断提高教师的思想水平和政治理论水平，增强教书育人的责任感，并使更多的优秀教师向党组织靠拢。 
　　㈡、重视教师队伍建设，大力加大师德建设。 
　　1、全体教师努力实践“老师是学生学习的道德书籍”、“一个好班主任就是一个教育家”。支部要加大先进典型的宣传力度，总结校内先进教师的教育思想、教育方法，弘扬爱岗敬业、教书育人、乐于奉献的师德风尚。 
　　2、加强师德监督力度，杜绝体罚与变相体罚现象，健全师德一票否决制等制度。 
　　3、大力加强学校精神文明建设，加强学校德育工作，深入开展“廉洁从教”活动，关爱后进生，努力推进“名师工程”建设。 
　　㈢、强化党员队伍建设，切实发挥战斗堡垒作用。 
　　1、进一步加强党员的先进性教育，充分发挥党员在素质教育实践中的先锋模范作用。组织开展以“我们入党为什么”、“今天怎样做党员教师”为主题的大讨论，造就一支献身教育事业、勇于创新的高素质教师队伍，形成关键岗位有党员，困难面前有党员，突击攻关有党员的局面。 
　　2、健全党员联系户制度，抓好入党积极分子的培训工作，定期为积极分子、团员上党课，重视党员传帮带工作，变过去的“自然成长”为积极培养，把思想进步、工作积极、成绩突出的教师吸引到党组织中来，形成强大的凝聚力。 
　　3、组织开展“民主评议党员”活动，积极争创先进党支部、争做优秀党员。 
　　4、下半年组织一次有意义的党日活动。 
　　㈣、优化支部工作，推进党风廉政建设。 
　　1、加强廉政建设。党支部要求领导干部要自觉做群众的表率。即要求职工做到的，党政领导要首先做到，工作不以权谋私，要勇于牺牲个人利益，顾全大局；要关心职工生活，给职工排忧解难；要带头讲奉献，苦干勤政并廉政。 
　　2、加强工作作风建设，党支部要求班子成员在工作中尊重客观规律，实事求是，对成绩不夸大，对缺点不缩小，努力做到公正、公平、公开。 
　　3、加强服务意识。党支部要求班子成员要统一思想，本着“有利于学生的健康发展，有利于教师的切身利益，有利于学校的办学声誉”的工作原则，甘当“人梯”，把培养高素质的教师队伍放在首位，积极为教师搭设施展才华的舞台。 
　　4、巩固行风建设成果，加强财务管理工作，对收费、招生、师德等人民群众密切关心的热点问题，抓实抓好，务求实效。 
　　5、深化校务公开工作，做到真公开、真落实。严格执行“收支两条线”管理规定，严格执行重大物品政府采购制度和基建项目招标制度。 
　　㈤、加强对群团组织的领导，调动各方面积极性。 
　　1、坚持人本管理的办学指导思想。加强对工会工作的指导，进一步完善和强化学校教代会制度化、规范化和法制化建设，组织教职工参与改革和管理，维护教职工的合法权益。 
　　2、以“党建带团建”的方式，把团基层组织建设成为政治坚定、组织有力、基础牢固、充满活力的先进青年的群众组织。加强青年教师的思想政治工作，组织围绕党的中心工作开展适合青年特点的丰富有益的活动，不断增强青年教师的创新意识和实践能力，提高青年教师思想素质和业务水平。 
　　3、重视对妇女工作的指导，全面提高女教工的素质，维护她们的合法权利，根据我校女教工多的实际，要继续深化“巾帼建功”活动，发挥女教工的才能。 
　　4、认真做好退休教师管理工作。 
　　四、行事历 
　　一月份： 
　　1、召开支部大会。 
　　2、制订支部计划。 
　　3、制订个人创争规划。 
　　二月份： 
　　1、深入开展校“名师工程”建设，组织修订“校级名师评审方案”。 
　　2、颁发首批“校级名师”证书。 
　　三月份： 
　　1、开展行风评议，廉洁从教活动。 
　　2、参与组织“三八”妇女节活动。 
　　四月份： 
　　1、参与组织“继承革命传统，祭扫革命烈士墓”活动。 
　　2、举办“一个好班主任就是一个教育家”报告会。 
　　五月份： 
　　1、组织青年教师参加党课活动， 
　　2、参与组织“五四”青年节活动。 
　　3、组织青年教师开展“学习孙仁和同志活动”。 
　　六月份： 
　　1、上半年百分考核。 
　　2、组织校务公开活动。 
　　七、八月份： 
　　1、开展建党纪念日活动。 
　　2、布置党员暑期自学内容。 
　　九月份： 
　　1、组织庆祝教师节活动。 
　　2、举办“学习孙仁和同志，今天怎样做一名党员教师”报告会。 
　　十月份： 
　　举办“一个党员一面旗帜”党课活动。 
　　十一月份： 
　　开展民主评议党员活动。 
　　十二月份： 
　　1、党员民主生活会。 
　　2、组织校务公开活动。 
　　3、党员百分考核。 　

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