1 ．会议策划方案的内容

完整的会议策划方案是一个条理清楚、面面俱到的完美计划，是成功举办会议的前提。会议的策划涉及到会议的主题、会议目的、会议形式、会议的议程、时间、场所以及会议资料、会议规范等重要问题。只有通过专业策划和充分准备的会议才能取得预期效果。所以，会议策划要尽量考虑周全。会议策划方案通常包括以下内容：

( l ）会议目标和任务的策划。

( 2 ）会议议题的策划。

( 3 ）会议性质、参加对象、规模与方式的策划。

( 4 ）会议预算的策划。

( 5 ）会议名称的策划。

( 6 ）会议时间与地点的策划。

( 7 ）发言人与发言方式的策划。

( 8 ）议程、日程、程序的策划。

( 9 ）会议公关和宣传的策划。

2 ．会议策划方案的作用

通过会议策划方案明确会议的宗旨和目标，确定会议的性质、规模和参加者，为会议的准备和开展提供指导性文件。3 ．会议策划方案的制定方法

( l ）确立会议目标的价值评价法

要使会议开得有价值，必须要有一个明确的目的。通过会议获取所需，提供给与会人员相应的价值，并且能回报投资。具体做法就是要使会议的各个议题和会议的总体目标紧密相联，而且要预先设计各议题所要达到的目标，以及时间和成本的投人比例。

( 2 ）确定会议名称的特征覆盖法

策划会议名称一般采用揭示会议主要特征的方法，其主要内容如下：

l ）揭示会议主题特征。

2 ）揭示会议主办者特征。

3 ）揭示会议功能特征。

4 ）揭示会议与会人员特征。

5  ) 揭示会议出席范围特征。

6 ）揭示会议时间和届次特征。

7 ）揭示会议地点特征。

8  ) 揭示会议方式的特征。

（3）确立中心议题的集思广益法

议题要准确其体地体现会议目标，为会议目标服务。同时，议题作为会议交流的中心，往往引导和制约着会议代表的报告和演讲。清晰明确的议题能够激发与会人员的灵感，起到集思广益的作用．含糊不清的议题则会造成沟通困难，从而影响会议的质量。当然，议题在草拟之后应请相关人员审核后方可确定。

( 4 ）确定与会人员的相关性判定法

各种会议一般在决定召开时都已经确定了出席人员。有的会议名称就决定了出席范围，如公司的职工大会、职工代表大会、股东大会、董事会议、部门经理会议等。有些会议则没有固定的参加人，例如各种报告会、座谈会、茶话会、团拜会等，需要会议秘书人员提出参加人员名单，请公司有关的主要负责人审核。会议策划必须考虑谁来参加会议，要邀请多少人员参会，有无国外的代表和媒体的代表参会等，会议的参会人员应根据其重要程度、综合程度和经费情况等多方面的因素综合考虑参会人员的最终范围。

（5）安排会议时间的注重效率法

安排会议的召开时间要考虑公司的行业特点、财务报告的制定周期、主持人和嘉宾能否到会，以及会议效率最高的时间段等因素，要以会议实际达到的效果来确定会议的时间如何安排。要使会议产生的实际效果好，就要做到准备的时间充足，会前的沟通协商到位，不追求形式主义，客观务实。

( 6 ）选择会议地点要素平衡法

会议地点是指举行会议活动的场所。会议活动的群体性特征决定了会议信息传递的当而性和实时性，因此，传统的会议形式都是把与会人员召集起来进行面对面的信息传递和沟通。选择会议地点要综合考虑成本、方便、设施、安全、影响等多种要素，要力求在各种要素之间求得一种平衡。随着科学技术的发展，现代会议的手段也日新月异，出现了许多新的形式，如电话会议、电视电话会议、视频会议等，会议地点的观念也随之发生了很大的变化。

( 7 ）会议宣传和公关策划的多种方法

这一方面的策划主要关注组织内部和外部两方面，具体方法有：

l ）媒体沟通法。利用各种媒体，包括报纸、杂志、广播、电视、网络等对会议的组织和内容进行跟踪报道，在会议召开之前和之后召开新闻发布会，为新闻媒体准备统一的新闻宣传稿等。

2 ）内部宣传法。利用组织内部的各种报纸、刊物、宣传手册、黑板报、广播和局域网进行宣传。

3 ）群众工作法。通过培训和传达，使群众对会议组织和会议精神有所了解，使人人成为会议精神的宣传员。4 ）气氛渲染法。利用会场的布置、会议口号和标志、会议筹备启动仪式、会前新闻发布等营造和烘托会议的气氛。5 ．会议策划方案制定原则

( l ）关于会议目标和任务的原则

l ）提出的目标和任务要切实。

2 ）处理好目标层次之间的关系。

( 2 ）关于会议议题的原则

1 ）策划方案要高度重视议题的安排。

2 ）处理好主题和一般性议题的关系。

( 3 ）关于会议时间和地点的原则

l ）时机原则。即选择会议的召开和结束的时间要注意与大的环境和企业内部的情况相协调一致，要注意火候。

2 ）需要原则。即考虑到参会领导和与会者的需求，以人为本。在时问的安排上尽量考虑工作的规律，减轻工作压力。地点的选择要方便适宜。

3 ）成本和效率原则。在安排会议的时间和地点时，要尽量做到少花钱多办事，低投入高回报。会址不能一味追求高档。

4 ）协调原则。即安排会议的时间与地点要与领导和与会单位多多沟通，能使各方都能及时参会。

5 ）合法规范原则。即指决定会议的时间要根据《公司法》 等法律规章的规定，不能随意变更时间。

( 4 ）关于会议编组的原则

1 ）组的数量要适中。

2 ）会议领导尽可能分散到各组，参加各组的讨论。

3 ）指派组织能力和协调能力强的人担任族长或召集人。

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