提到编码,这方面的知识太小众了,但在人力资源工作中也是广泛应用的。对于一些公司,这小众的知识能给我们带来很大的便利。
人力资源部门用到的编码,通常有:文件发文字号、表单编号、员工编号、岗位编号、劳动合同编号、档案编号等。对于编码规则,都是在考虑目的性和功能性方面来设定的。
员工编号
有HR会说,我们公司要员工编号没有用?在这里我明确告诉你,错,大错特错。哪怕公司没有要求做员工编号,人力资源部门也要为每一位员工编号。员工编号至少有一项作用是哪个公司也少不了的,那就是作为唯一值进行检索,也是识别作用。公司员工有可能重名,用身份证区分的话,号码太长,此时员工编号的识别作用就发挥出来了。
下面谈几种员工编号的编号规则:
(一)最简单的编号
这种情况绝大多数是在部门内部应用,所以编码规则相对简单,能作为唯一值即可。如公司简称为HY,顺序号为5位顺序号,不足5位用虚数0补足,这样员工编号可以编为HY00001,依次向后编号,一人一号。甚至我们可以直接用00001来表示员工编号。
优点:便于维护,便于综合信息检索
缺点:无
(二)体现入职日期的员工编号
如20170104001,代表8位入职日期和3位顺序号。员工入职后按照入职日期和当天的入职顺序进行编号。也可以编写6位入职日期,如170104001,或者再带上公司简称的编号,如HY20170104001,HY170104001。
优点:便于维护,便于综合信息检索
缺点:无
(三)体现部门、职级、岗位等信息的员工编号
这种可以和以上两种任意组合,如HR代表人力资源部,员工编号可以编为HY-HR-0001、HY-HR-170104001。同样道理,把职级和岗位用数字或字母代表,和上面规则任意组合即可,不再详细讲解。
优点:员工编号可以体现出部门、岗位、职级等信息
缺点:员工编号需要维护,不能形成唯一值,尤其公司人越多、人员流动性越大、人员调动情况赵多,维护的工作量就越大。而且这种编码规则不利于综合信息检索。
综上,如果公司无硬性要求,建议采用前两种编码规则。公司有强制要求体现部门、职级、岗位等信息的,建议人力资源部内部也有一套采用前两种的编码规则,以便于进行综合信息检索。